Far ragionare l’organizzazione su se stessa

Un’organizzazione aziendale, piccola o grande che sia, è un sistema composito. Essa infatti è costituita a sua volta da altri sistemi anche essi organizzativi. Ad esempio un’azienda manifatturiera avrà la sua organizzazione suddivisa nella parte che si occupa di amministrazione, produzione, logistica, vendite, eccetera. Al loro interno ognuna di esse potrà avere ulteriori sistemi organizzativi: nell’amministrazione vi sarà la parte che si occupa dei clienti e quella dei fornitori, nella produzione la parte che si occupa della manutenzione e quella delle attività produttive vere e proprie, e così via.

Ogni reparto può essere considerato un sistema autonomo in virtù della omogeneità delle operazioni che esegue e che ne costituiscono il suo confine e la sua ragione di esistere. Fondamentale, come per ogni sistema, il loro rapporto con “l’ambiente” inteso come ciò che non è sistema, che è fuori. Se ad esempio consideriamo l’amministrazione, il suo ambiente può essere considerato la produzione, le vendite e altre parti organizzative in quanto eseguono operazioni diverse dalle sue. Pur essendo quindi autonomo in termini operativi (cioè “chiuso” in quanto le operazioni interne l’amministrazione se le definisce da sola e non può accettarne dall’esterno, ad esempio un addetto amministrativo non può effettuare attività di vendita) dipende dagli altri reparti in quanto non avrebbe senso se non ci fosse una produzione che costruisce beni e una vendita che consente di attivare una relazione economica con i clienti. La stessa cosa la si potrebbe dire per gli altri due sistemi organizzativi se li considerassimo sistemi  e tutti gli altri ambiente.

Un sistema “muore”, si dissolve, quando perde di senso rispetto all’ambiente. Un’amministrazione è a rischio, e mette a rischio tutto il resto dell’organizzazione, quando perde di senso rispetto al suo ambiente: gli ordini dei clienti vengono accolti e processati, inviandoli alla produzione, in ritardo, i fornitori vengono pagati parzialmente rallentando le forniture, vengono però fatti solleciti puntuali ai clienti per gli incassi, eccetera. In questo caso la perdita di senso si manifesta in un cattiva relazione con gli altri reparti (ambiente).

Comunicazioni, incontri, meeting tra i vari pezzi dell’organizzazione coinvolti non sempre risolvono i problemi di questo tipo. Il ragionare sulla relazione con l’ambiente, che è l’oggetto di studio della Strategia d’Impresa, è un esercizio che ogni parte dell’organizzazione individuata come “sistema” dovrebbe effettuare con una certa periodicità. 

A partire dalla definizione del proprio business, ogni reparto deve interrogarsi innanzitutto su “cosa faccio” (e di conseguenza “chi sono”) all’interno del contesto vincolato del resto dell’organizzazione aziendale. E’ un esercizio la cui utilità è innanzitutto per se stessi e solo in seconda battuta per gli altri (i differenti reparti ai quali si da o si riceve servizio, il management, eccetera).

Effettuare questa attività significa “fare un Business Plan” (Progettazione Strategica). Il Business Plan viene generalmente associato ad un documento programmatico il cui scopo è quello di relazionare gli andamenti economico-finanziari a beneficio degli stakeholder interessati (banche, soci, borsa, finanziatori, eccetera). Esso dovrebbe però prima contenere una parte descrittiva che riguardi le attività: se non si capisce cosa l’azienda fa nel dettaglio è difficile dare credibilità a cosa produrrà. Purtroppo questa nella stragrande maggioranza dei casi viene data per scontata. Invece già la sola parte descrittiva è di fondamentale importanza per l’organizzazione stessa che dovrà effettuarla proprio per gli scopi illustrati prima. Inoltre il documento finale avrà senso soprattutto per chi ha lavorato alla sua stesura e la parte importante non sarà il documento generato, il Business Plan appunto, ma il processo che ha portato ad esso. Non a caso prima è stato detto che interrogarsi sul rapporto con l’ambiente è eseguire una Progettazione Strategica (fare un Business Plan), non stendere un documento qualsiasi e chiamarlo “Piano”.

Da qui l’importanza di avvalersi dei migliori strumenti di rappresentazione della realtà organizzativa ma ancor di più del miglior processo di esecuzione di tale progettazione. Infatti se, come diceva il Generale Eisenhower, “Il progetto è inutile, la progettazione è importante” il come fare è prevalente su cosa verrà prodotto. Essa renderà l’intera organizzazione che ha partecipato consapevole della propria attività e di come si relaziona al suo ambiente.

Dunque un’attività che, con i giusti supporti, dovrebbe far parte dell’operatività standard di ogni pezzo di organizzazione, almeno una volta l’anno.  

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